Fakturahantering

Betalningar, fakturor och utlägg – Lätt som en plätt!

Med viktiga ord som hållbarhet och effektivisering digitaliserar vi er fakturahantering, utlägg och betalningar. För att ni ska kunna fokusera på det ni brinner för attesterar och godkänner ni online i lugn och ro, varsomhelst och närsomhelst. Med erfarenhet och kompetens sköter sedan Kansliet bokföringen och betalningen – till ett fast pris!

Vi på Kansliet AB vet att det kan vara en utmaning att hålla reda på aktiviteter och medlemmarnas inbetalningar.

Tack vare många års erfarenhet vet vi hur ni kan effektivisera arbetet med faktureringen och hålla reda på inbetalningarna.

Med uppföljning och påminnelser på obetalda fakturor, ett effektiviserat sätt att hantera era inbetalningar med mera, får ni en överblick och kontroll på er fakturering och inbetalningar.

Låt oss hjälpa er att fokusera på det ni brinner för!

Medan vi hanterar och betalar era fakturor får er förening, ideella organisation eller ert förbund mer tid att fokusera på er kärnverksamhet. Det har våra egna personliga erfarenheter av föreningslivet lärt oss är avgörande. Till ett fast pris får ni en trygg och effektiv ekonomiavdelning och all vår samlade kompetens till ert förfogande.

Fakturor och betalningar för föreningar / ideella organisationer / förbund

Fakturahantering är en viktig process för föreningar, förbund och ideella organisationer för att hantera sina finanser effektivt och säkert. Kansliet gör hanteringen av fakturor enkel genom att ta hand om alla betalningar in och ut, samtidigt som ni har totalkontroll via våra digitala flöden. Vi sköter fakturor, påminnelser och betalningar i tid. Ni attesterar och godkänner era leverantörsfakturor och utlägg online i lugn och ro, varifrån som helst. Därefter sköter Kansliet bokföring och betalningar. Det kan inte bli enklare än så!

Få en offert idag

Fakturahantering – påverkar er ekonomiska redovisning

Genom en effektiv fakturahanteringsprocess kan föreningar, förbund och ideella organisationer hålla koll på sina ekonomiska transaktioner. Det finns också en rad viktiga områden som berör betalningar och fakturor. Det är bra att känna till att vi på Kansliet med våra system täcker upp samtliga för er räkning.

Fakturering: Det är viktigt att fakturera korrekt och i tid för att få betalt för produkter eller tjänster som erbjuds av föreningen, förbundet eller ideella organisationen. Det är också viktigt att ha en effektiv faktureringsprocess för att minska förseningar och förebygga missförstånd.
Betalningar: Föreningar och ideella organisationer bör ha en tydlig policy för betalningar, inklusive när betalningar ska göras och hur de ska göras. Det kan inkludera att acceptera betalningar online, via banköverföring eller via Swish.
Bokföring: Föreningar och ideella organisationer bör ha en noggrann bokföring för att säkerställa att alla intäkter och utgifter hanteras korrekt och att organisationens finansiella läge är tydligt. Det är också viktigt att ha en säker hantering av fakturor och betalningsuppgifter för att skydda organisationens ekonomi från bedrägeri och missbruk.

4. Dokumentation: Föreningar och ideella organisationer bör ha en systematisk dokumentation av alla fakturor och betalningar. Detta gör det möjligt att spåra betalningar, identifiera eventuella problem och hantera eventuella frågor från revisorer eller skattemyndigheter.

Utmaningar vid fakturahantering för föreningar

Tid och fokus är vanliga hinder när det kommer till fakturahantering för föreningar, förbund och ideella organisationer. Det är något vi gärna avhjälper. Vi gör det enkelt för er genom att exempelvis digitalisera era leverantörsfakturor. Ni attesterar och godkänner online i lugn och ro, oavsett om ni är på läger, cup eller semester – varsomhelst och närsomhelst. Kansliet sköter sedan bokföringen och betalningen. Alltihop till ett fast pris!

En annan stor utmaning för många föreningar är att ha kontroll över sina medlemmars aktiviteter och alla tillhörande småinbetalningar. Även här kan vi göra ert liv enklare! Vi vet allt om hur ni på olika sätt kan effektivisera ert arbete med fakturering och inbetalningar. Resten sköter vi: håller koll på vem som betalat, sköter påminnelser med mera. Oavsett hur ni gör med medlemsregister och vilka metoder ni har, kommer ni med vår hjälp alltid ha full kontroll på medlemsbetalningarna!

Kansliet är det perfekta stödet för varje ideell förening: Vi fungerar som det optimala valet av outsourcing inom föreningsekonomi och gör hanteringen av fakturor smidig för alla typer av ideella föreningar. Vi har specialisterna, vi har systemen och processerna och de dagliga rutinerna och vi gör allt ”by the book”. Det betyder att vi tar ansvaret för smidiga faktureringsrutiner och att ni uppfyller alla lagkrav – och vi jobbar på exakt samma sätt med föreningar, ideella organisationer och förbund som med våra företagskunder. Dessutom skräddarsyr vi vår lösning efter just er verksamhet och behov.

FAQ om betalningar

Vilka fakturor behöver vi som företag / förening vanligen hantera?

Ni fakturerar kunder, sponsorer och liknande. Med vår hjälp förenklas det arbetet. Vi har en säker, noggrann och trygg process för att se till att ni får betalt för era varor och tjänster.

Vem eller vilka inom företaget / föreningen är ansvarig för att hantera fakturor och hur kan ansvaret bäst fördelas?

Med vår lösning behöver ni endast skicka ett faktureringsunderlag med uppgifter till oss, så sköter vi resten och ni kan fokusera på er kärnverksamhet 😊

Hur kan vi som företag / förening säkerställa att fakturor betalas i tid och att inga fakturor glöms bort?

Vi ser till att alla fakturor som skickas hamnar rätt och kommer fram till kund. Sedan följer vi upp inbetalningar två gånger i veckan för att inga inbetalningar från era kunder ska missas.

Vilka rutiner finns för företag / föreningar att hantera försenade eller obetalda fakturor?

Varannan vecka ser vi över vilka fakturor som är förfallna och skickar ut påminnelse till kund. Vid utebliven betalning skickar vi tre påminnelser varannan vecka, därefter avgör ni om ni vill ta ärendet vidare till inkasso.

Med vilka åtgärder kan vi som företag / ideell organisation förbättra kvaliteten på vår hantering av fakturor?

Med vår lösning kan ni känna er trygga med att vi följer upp alla fakturor som skickats och att påminnelsehanteringen sköts kontinuerligt. Vi håller kontakten med er löpande och uppdaterar er om eventuella avvikelser.

Vilken faktureringsmetod rekommenderas för företag / ideella organisationer och hur kan vi säkerställa att fakturor levereras och mottas på ett pålitligt sätt?

Vi erbjuder alla typer av distributionssätt av fakturor, från snigelpost till e-faktura. Vi följer upp och ser till så att alla fakturor, oavsett distributionssätt, kommer fram till mottagaren på ett säkert sätt. Men den absolut säkraste metoden är idag e-faktura.

Hur ska vi som företag / ideell organisation lagra fakturor och faktureringsinformation för att säkerställa god bokföring och eventuell framtida revision?

Vi lagrar alla faktureringsunderlag hos oss. All information om fakturor, inbetalningar och påminnelser lagras i vårt ekonomisystem, så ni kan känna er trygga med att all information och underlag finns inför framtida revision.

Referenser / Kundcase

SK NEPTUN

”Tack vare Kansliet AB:s ekonomi- och lönetjänst kan vi fokusera på vår förenings kärnverksamhet, vilket är en väldigt viktig pusselbit i att vi kunnat växa och utvecklas mycket under de senaste åren.”

SVENSKA NAPRAPATFÖRBUNDET

”När vår kanslist gick i pension i slutet av 2018 ville vi outsourca för att säkerställa rätt kompetens inom ekonomi. Kansliet var vinnande både vad det gäller offertens omfattning och prisnivå.
Övergången gick smidigt och nu när över ett år har passerat är vi mycket nöjda. Vi har kompetens både motsvarande en ekonomichef, lönehanterare samt bokföringsassistent att tillgå. Vi får snabba svar när vi ställer frågor, sam regelbundna och utförliga rapporter.”

FRYSHUSET

”När vi beslöt oss för att outsourca våra löner valde vi Kansliet efter en noggrann upphandlingsprocess med flera andra leverantörer. Vår förhoppning om ett nära samarbete infriades snabbt och vi har genom en öppen, tillitsfull dialog kontinuerligt fördjupat och förbättrat vårt samarbete. Kansliets styrka är deras tillgänglighet och professionella bemötande. De är ett viktigt stöd för våra chefer, medarbetare och vår HR-avdelning och finns alltid ett mail eller telefonsamtal bort. Vi är stolta att kunna kalla Kansliet för vår externa löneavdelning.”

Nytänkare

I december 2020 fick Kansliet AB ta emot priset för Årets Nytänkande Byrå på Qbis Partner Awards och vi kommer alltid att sträva efter att förbättra och tänka både nyare och bättre!